怎樣制定決策
決策是指管理者識別并解決問題以及利用機(jī)會的過程。管理者決策的質(zhì)量會影響下屬的工作,甚至?xí)绊懡M織的生死存亡。“決策理論大師”西蒙就指出:“決策是管理的心臟,管理是由一系列決策組成的,管理就是決策。”因此,在某種程度上,決策就是管理學(xué)者工作的本質(zhì)。
這個問題簡單,我們很久以前就搞清楚了。首先提出問題,然后分析問題,再設(shè)計多項解決方案,最后確定最佳方案。
但是,所有的決策都是這樣制定出來的嗎?我們建議,這種推理的,或者稱為“首先分析”(thinkingfirst)的決策方式應(yīng)該輔之以另外兩種非常不同的方法:“首先構(gòu)想”(seeingfirst)的模式和“首先實踐”(doingfirst)模式。管理人員綜合使用這三種方式,可以提高決策的質(zhì)量。健康的組織,和健康的人一樣,這三種決策方式都是缺一不可的。
推理的決策制定有一個步驟清晰的流程:定義—分析—設(shè)計—決定。但是事實證明,這種決策方式的實際運(yùn)用并不普遍。它也可能是一種“有組織的無序”。
持這種觀點的斯坦福大學(xué)教授詹姆士·馬奇和他的同事把決策制定描述為“一種集合,在里面一些備用的選擇在尋找待解的難題,一些爭議和感覺在尋找可以釋放自己的決策情境,一些解決方案在尋找它們可能解決的問題,一些決策者在尋找自己的用武之地”。
科學(xué)決策的目的是“最優(yōu)化”,例如整體效益最大化、決策成本(資金、時間、人力)最小化、組織的問題清晰化、決策方案的實施結(jié)果確定化等,這些條件與目標(biāo)在現(xiàn)實中是很難實現(xiàn)的。有效決策的目的則是“滿意化”,例如組織成員損失最小化、利益相關(guān)者滿意化、決策成本合理化、決策方案實施的便利化等,這些條件與目標(biāo)在現(xiàn)實中更容易實現(xiàn)。
大部分管理者都無法長時間地從事某一件事情的思考,甚至連深入了解事情的具體細(xì)節(jié)都不可能,管理者的思維總會被各種各樣的零碎事務(wù)打斷。也許這一分鐘擺在管理者面前的是車間的安全問題,下一分鐘擺在管理者面前的可能就是下屬的家庭矛盾。
一個好的決策一般可通過7個步驟而得到:對問題的精確界定;詳細(xì)界定此項決策必須滿足的要求;找出所有備選方案;分析每種備選方案的風(fēng)險與后果及其邊界條件;做出決策;執(zhí)行決策;建立反饋:跟進(jìn)與后續(xù)行動。
1、對問題的界定
每一個決策過程的第一步應(yīng)該是對于真實問題進(jìn)行全面且完整的界定。我們不應(yīng)該僅僅滿足于某種表面現(xiàn)象或見解,而應(yīng)該對這些表象和見解背后的事實和根源進(jìn)行追查研究。
對于一個孤立的問題或特殊問題,它的解決方式應(yīng)該是結(jié)合這個問題進(jìn)行具體分析。我們也可以因地制宜,即興解決。如果這個問題真的是一個孤立問題的話,那么它不會再次出現(xiàn)。
2、界定相關(guān)要求
對于具體要求的界定不應(yīng)著眼于必須滿足的最高要求,相反,應(yīng)該是最低要求。我們必須把某項決策必須滿足的最低要求清楚地界定出來。
區(qū)分正確和錯誤妥協(xié)的能力是區(qū)分管理者稱職與否的最主要的一個方面。解決這個問題的關(guān)鍵在于對“最低要求的理想狀態(tài)”進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的界定。
3、尋找備選方案
決策過程中第三步是對備選方案的搜尋。這里可能會犯兩個錯誤。首先,我們可能會滿足于找到的第一個備選方案。然而有經(jīng)驗的管理者知道:總會有更多的備選方案,因此他們強(qiáng)迫自己和下屬不要立刻停止尋找。
4、考慮每種備選方案的風(fēng)險與后果
第四部通常是決策中勞動量最大的部分,需要對每個備選方案所包含的結(jié)果和風(fēng)險進(jìn)行系統(tǒng)、全面、仔細(xì)的行業(yè)分析。在尋找和分析備選方案的過程中,我們必須在某個時點上停止。在實踐中, 我們不大可能純粹為了做出一項理性的決策,而去了解所有的信息,這是毫無疑問的。
在環(huán)境變化后仍然維護(hù)前面制定的決策,可以看作是管理不稱職的一種表現(xiàn)。優(yōu)秀的管理者對邊界條件的變化非常敏感,并且反應(yīng)迅速。雖然這是一個問題,但是,通過遵守第六條管理原則,我們可以將之視為一個做出新決策的機(jī)會。
5、決策
如果我們認(rèn)證地采取了以上步驟的話,我們就必須并且能夠做出決策了,因為我們?yōu)榱诉@個決策已經(jīng)做了一切力所能及的努力。
6、執(zhí)行決策
執(zhí)行決策應(yīng)當(dāng)包括如下這些內(nèi)容:第一,確定并記錄在執(zhí)行決策過程中需要的重要措施;第二,要讓每一項措施都有一個負(fù)責(zé)人;第三,確定最終截止期限。做什么,誰做,什么時候做。行動計劃必須保留,一方面是作為決策依據(jù),另一方面是放進(jìn)辦公室內(nèi)“待完成”的文件夾。
7、建立反饋制度:跟進(jìn)和后續(xù)行動
影響決策的因素會有許多,凡是要合時宜。強(qiáng)勢文化精髓就在適用,沒有哪一種真理就真的站得住腳,實用哲學(xué)也往往不適用。成功的決策在于將短中期目標(biāo)一一個實現(xiàn)以后的更大成功,而成功又不能長久,永恒的成功是不存在的。
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